Zum Jahreswechsel fällt der Startschuss für die Pflicht zur elektronischen Rechnung (Wachstumschancengesetz – Art. 23, BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024).
Diese betrifft alle Anwältinnen und Anwälte, allerdings in unterschiedlichem Ausmaß und mit verschiedenen Übergangsfristen.
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Seit 2018 gilt die passive und seit dem 1. Januar 2022 die aktive Nutzungspflicht des besonderen Anwaltspostfachs. Die Nutzung hat zwar bisweilen ihre Tücken und bringt nicht wenige Anwälte und Anwältinnen zur Verzweiflung. Dennoch: Die Gerichte setzen bei Anwälten so viel technisches Know-how voraus, dass sie ihr beA sicher bedienen können. Aber was ist zu tun, wenn die Frist abläuft und die Versendung via beA nicht funktionieren will? Eine schnelle Lösung: Das gute alte Faxgerät aktivieren und den Schriftsatz ans Gericht faxen. Die Frist ist eingehalten, alles erledigt. Mitnichten! Um die Frist durch Ersatzeinreichung (durch Schriftform bzw. Telefax) zu retten, sind einige Punkte zu beachten. § 130 d S. 2 ZPO gibt darüber Aufschluss.
Um überhaupt auf die Ersatzeinreichung zurückzugreifen, muss eine „technische Störung“ vorliegen. „Technische Probleme“, wie sie in § 130 d Absatz 2 der ZPO beschrieben sind, beziehen sich ausschließlich auf Schwierigkeiten mit den technischen Einrichtungen, die für die Übermittlung notwendig sind. Sie beziehen sich nicht auf Probleme, die aufgrund der persönlichen Umstände des Absenders entstehen. Außerdem müssen Anwältinnen und Anwälte die Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung schlüssig und nachvollziehbar darlegen. Dazu gehört, dass sie alle relevanten Umstände des Einzelfalls schildern und die Gründe für die Unmöglichkeit detailliert erklären.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in drei aktuellen Entscheidungen die Anforderungen an eine technische Störung bei beA-Nutzung an eine „technische Störung“ im Sinne von § 130 d ZPO und § 55 d Satz 3 VwGO und deren Glaubhaftmachung präzisiert. Den Entscheidungen liegt der Grundsatz zugrunde, dass nur systembedingte Probleme auf Seiten des elektronischen Rechtsverkehrs eine technische Störung darstellen. Fehlbedienungen durch den Anwalt oder die Anwältin hingegen fallen nicht in diese Kategorie.
Wer beispielsweise seine Zugangsdaten zum beA Login vergisst, kann sich nicht auf eine technische Störung berufen (BGH, Beschluss vom 17.01.2024 – XII ZB 88/23): Im konkreten Fall konnte sich eine Anwältin aufgrund dreimaliger Falscheingabe ihrer PIN nicht mehr in ihr beA-Postfach einloggen. Ein Update des „Secure Frameworks“ (Signaturanwendung zur Erstellung elektronischer Signaturen) war ebenfalls nötig. Die Juristin wandte sich darauf an die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer. Diese riet ihr, ihre Karte mit der PUK zu entsperren, was die Anwältin nicht durchführte. Sie beantragte eine neue beA Karte Nach sechs Wochen war der Fehler behoben. Die Juristin beantragte beim OLG die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, da sie sich durch die Fehlfunktion des beA-Postfachs in ihren Rechten verletzt sah. Das OLG und anschließend BGH sahen indessen keine Fehlfunktion. Der BGH unterstrich, dass die von der Anwältin geltend gemachte Unmöglichkeit doch wohl eher „in der Person der Antragstellerin beruhenden Gründen“ ihren Ursprung hatten.
In einem anderen Falle konnte ein Anwalt seine Schriftsätze nicht elektronisch übermitteln, da seine beA-Karte nach einem Update vom System nicht mehr erkannt wurde. Er reichte die Schriftsätze per Fax ein und versicherte eidesstattlich, dass eine elektronische Übermittlung nicht möglich war. Sowohl der Anwaltsgerichtshof als auch der Anwaltssenat des Bundesgerichtshofs (BGH) wiesen die Einwände des Anwalts zurück. Die Voraussetzungen für eine Ersatzeinreichung habe der Rechtsanwalt nicht erfüllt, da er nicht dargelegt und glaubhaft gemacht habe, dass eine elektronische Übermittlung tatsächlich unmöglich war. Der Anwaltssenat ging vielmehr davon aus, dass der Zugang des Anwalts zum beA bereits seit mehreren Wochen nicht mehr funktionierte und er dies auch wusste (BGH, Beschluss vom 15.12.2023 – AnwZ [Brfg] 33/23).
In einer weiteren Entscheidung bekräftigte der BGH, dass die Voraussetzungen der Ersatzeinreichung „rechtzeitig“ glaubhaft“ gemacht werden müssen. Konkret drehte es sich um die Problematik, dass wenn dem Anwalt die vorübergehende technische Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung eines Schriftsatzes bereits im Zeitpunkt der Ersatzeinreichung bekannt ist, dieser die Voraussetzungen der Ersatzeinreichung gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung darlegen und glaubhaft machen muss. Eine nachträgliche Darlegung und Glaubhaftmachung der Voraussetzungen der Ersatzeinreichung genügen hier nicht (BGH Beschluss vom 10. Januar 2024 – AnwZ (Brfg) 15/23.
Die BGH-Entscheidungen unterstreichen die hohe Sorgfaltspflicht von Anwält:innen bei der Nutzung des beA. Anwälte und Anwältinnen müssen sicherstellen, dass die technische Infrastruktur für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten und Behörden funktioniert. Bei beA-Störungen ist zügiges und dokumentiertes Handeln erforderlich, um negative Konsequenzen wie Fristversäumnisse und die Versagung der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu vermeiden.
Fehlbedienung des beA durch den Anwalt oder die Anwältin: Eine fehlerhafte Bedienung des beA, z.B. die falsche Eingabe der PIN oder die Nichtbeachtung von Sicherheitshinweisen, stellt keine technische Störung dar.
Aktualisierungsstand der beA-Software: Anwältinnen und Anwälte müssen dafür sorgen, dass die beA-Software stets auf dem neuesten Stand ist. Versäumnisse in diesem Bereich können bei Problemen nicht auf eine „technische Störung“ geschoben werden.
Vorübergehende Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung: Die technische Störung muss im Zeitpunkt der beabsichtigten Übermittlung vorliegen. Eine nachträgliche Glaubhaftmachung reicht nicht aus.
Glaubhaftmachung der Störung: Die Störung muss die Anwältin oder der Anwalt schlüssig und nachvollziehbar darlegen und konkrete Angaben zu den technischen Problemen machen.
Regelmäßige Updates der beA-Software: Achten Sie darauf, dass die beA-Software stets auf dem neuesten Stand ist.
Kenntnis des beA-Systems: Verschaffen Sie sich umfassende Kenntnisse über das beA-System und die Fehlerbehebungsmöglichkeiten.
Zugänglichkeit der PUK: Bewahren Sie die PUK (Personal Unblocking Key) sicher auf, um Ihre beA-Karte im Falle einer Sperrung entsperren zu können.
Dokumentation von Störungen: Dokumentieren Sie alle beA-Störungen sorgfältig, einschließlich der Fehlermeldungen und der von Ihnen unternommenen Schritte zur Behebung der Störung.
Zweifelhafte Fälle: Bei Zweifeln an der Glaubhaftmachung einer technischen Störung sollten Sie sich frühzeitig an einen IT-Experten oder an die beA-Hotline wenden.
Der Service Desk zum beA bei der Bundesrechtsanwaltskammer ist erreichbar unter:
Telefon: 0 30 – 21 78 70 17 (Mo. bis Fr. von 8.00 bis 20.00 Uhr)
E-Mail: servicedesk@beasupport.de
https://portal.beasupport.de/
Über die jecken Karnevalstage gab es nicht nur unbeschwerte Zeiten. Einige Kolleginnen und Kollegen mussten sich leider mit den Auswirkungen der Störungen im elektronischen Rechtsverkehr quälen, die über drei Tage anhielt. Die Gründe für den Ausfall sind bisher nicht kommuniziert worden. So waren aufgrund einer Störung die Gerichte und Staatsanwaltschaften der Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Saarland sowie die Bundesgerichte und Registergerichte in Baden-Württemberg sowie die Organisationen, Gerichtsvollzieher, Dolmetscher, Patentanwälte, Bürger und Nutzer des Mein Justizpostfaches (MJP) über den elektronischen Rechtsverkehr nicht erreichbar. Das bedeutete, dass Nachrichten über das beA die betroffenen Gerichte nicht erreichten. Das war teils bei vielen Betroffenen mit der Sorge verbunden, dass dadurch Fristen nicht eingehalten werden konnten.
Deshalb hier die Empfehlung, sich bei solchen Störungen zunächst über folgende Website zu informieren: https://egvp.justiz.de/meldungen/
Sollte man betroffen sein, ist es zwingend notwendig, eine sogenannte Ersatzeinreichung vor Fristablauf vorzunehmen, § 130d S. 2 und 3 ZPO. Weitere Erläuterungen finden Sie hier: https://portal.beasupport.de/fragen-antworten/kategorie/erstellen-und-versand-von-nachrichten/ersatzeinreichung-bei-technischen-stoerungen
Da in den ersten Tagen der Störung auch teils keine aktive Fehlermeldung bei Versendung über eine Anwaltssoftware erfolgte, empfehlen wir dringend, immer im beA selbst die erfolgreiche Versendung zu kontrollieren und den hinterlegten Datensatz aus dem beA in Ihrer eigenen elektronischen Akte zu speichern, da dieser nach Ablauf der dortigen Aufbewahrungsfrist gelöscht wird und nicht mehr abrufbar ist.
Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte besteht nunmehr die Möglichkeit, bei dem elektronischen Versand über das besondere elektronische Anwaltspostfach eine Sendungspriorität auszuwählen.
Die Auswahl einer Sendungspriorität für den gerichtlichen Bereitschaftsdienst löst automatisch den Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail an ein Funktionspostfach des Bereitschaftsdienstes des Empfängergerichts aus. Ziel dieser automatisierten Benachrichtigung ist es, dem gerichtlichen Bereitschaftsdienst die für ihn bestimmten Anträge und Schriftsätze möglichst schnell zur Kenntnis zu bringen.
Die Aktivierung des allgemeinen Merkmals „Eilt“ löst eine solche Benachrichtigung des Bereitschaftsdienstes hingegen nicht aus. Diese Sendungspriorität dient zur Markierung eiliger Eingaben außerhalb der Sphäre des gerichtlichen Bereitschaftsdienstes. Die Eingänge werden auf gesonderte Weise im ERV-Posteingang der Gerichte gekennzeichnet. Auf diese Weise ist die beschleunigte Bearbeitung im regulären Dienstbetrieb sichergestellt.
In den vergangenen Wochen haben Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte leider häufig Eingaben an die Amtsgerichte mit der Sendungspriorität „Gerichtlicher Bereit-schaftsdienst (…)“ versehen, obwohl diese Eingaben nicht für den gerichtlichen Be-reitschaftsdienst bestimmt waren. Jeder Eingang, der mit einer Sendungspriorität für den gerichtlichen Bereitschaftsdienst versehen wird, verursacht indes einen erheblichen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand. Für die Gerichte ist es daher sehr wichtig, dass eine Sendungspriorität für den gerichtlichen Bereitschaftsdienst nur dann ausgewählt wird, wenn die Eingabe tatsächlich an den gerichtlichen Bereitschaftsdienst/Eildienst gerichtet ist. Welches der zur Wahl stehenden Merkma-le des Bereitschaftsdienstes angesteuert wird (Bereitschaftsdienst Familiensachen, Betreuungsrecht etc.), spielt gegenwärtig keine besondere Rolle. Es handelt sich bei den Wahlmöglichkeiten um eine bundesweite Liste. Im Bezirk des Oberlandesgerichts Köln wird derzeit bei jedem Merkmal für den Bereitschaftsdienst stets dasselbe E-Mail-Postfach des jeweiligen Amtsgerichts adressiert.