beA-Frühjahrsputz: Automatisches Löschen von Nachrichten beginnt

Mit dem neuen beA-Update begann im April 2019 das automatische Löschen von Nachrichten aus dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA). Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es damit zu beachten gilt.

Mit dem Update auf die Version 2.1.6, das am 31. März 2019 installiert wurde, ist das beA auf den neuesten Stand gebracht worden. Verschiedene Fehler wurden behoben und Verbesserungen umgesetzt.

Erstmals verkündete die BRAK im Februar-Heft 2019 des BRAK-Magazins, dass zum 01. April 2019 das automatische Löschen von Nachrichten (§ 27 RAVPV) startet. Mit dem Newsletter 12/2019 vom 28. März 2019 wurden diese Informationen modifiziert und finden sich nun auf der Informationsseite der BRAK auch in den „Aktuellen Meldungen“ vom 29. März 2019.

Gelöscht werden (nur) Nachrichten, die länger als 30 Tage im Ordner „Papierkorb“ liegen

Wurde zuerst noch kommuniziert, dass auch Nachrichten automatisiert gelöscht werden, die ungelesen in noch nicht aktivierten beA-Postfächern liegen, hat die BRAK jetzt mitgeteilt, dass Nachrichten, die in anderen Ordnern als dem Ordner „Papierkorb“ liegen, nicht automatisch gelöscht werden. Nachrichten, die bereits länger als 90 Tage im beA-Postfach liegen, werden allerdings automatisch in den Ordner „Papierkorb“ verschoben und nach weiteren 30 Tagen gelöscht. Verschiebt man die Nachrichten zurück in den Ordner „Posteingang“ oder „Gesendet“ (oder in einen Unterordner), werden diese nicht gelöscht und die 90-Tages-Frist wird erneut ausgelöst. Bisher nicht geöffnete Nachrichten werden nicht automatisiert verschoben.

Wichtig: Nachrichten, die automatisiert aus dem Ordner „Papierkorb“ gelöscht wurden, bleiben unwiederbringlich gelöscht.

beA ist kein Archiv - Export erforderlich - Drucken genügt nicht

Um die Nachrichten dauerhaft zu sichern und einen Nachweis zu führen, ist ein Export der Nachrichten zwingend notwendig. Das Ausdrucken allein genügt nicht! Hierzu ein paar Hilfestellungen.

Der Export erfolgt nur aus einer geöffneten Nachricht heraus mit dem Button „Sonstige Funktionen“, „Exportieren“. Dieser befindet rechts oben zwischen „Kommentar erstellen“ und „Etiketten“.

beA erstellt dabei eine ZIP-Datei und schlägt als Dateinamen in unserem Beispiel Nachricht8895631 vor. Speichern Sie die ZIP-Datei komplett unter einem für Sie sinnvollen Dateinamen, z. B. Rubrum, eigenes AZ und Inhalt der Datei, ggfs. lassen Sie die Nachrichten-ID als Bestandteil des Dateinamens bestehen. Nach der ID-Nr. 8895631 können Sie im beA anhand eines Filters (Haken rechts oberhalb der Nachrichtenübersicht anklicken) suchen:

In der ZIP-Datei befinden sich:

  • Maschinenlesbare XML-Datei, die knapp 300 Seiten umfasst.
  • BusinessCard: Visitenkarte des Absenders,
  • export: Umfasst alle notwendigen Nachweise (Absender, Empfänger, Betreff, eigenes Aktenzeichen, Aktenzeichen der Justiz, Gesendet, Empfangen, Zugegangen, Erstellt von, Letzte Änderung von, Anhänge und das Nachrichtenjournal (Zeitpunkt des Empfangs, Öffnen der Nachricht durch welchen Benutzer).
  • Message: Das Nachrichtenfeld sollte leer bleiben, Gerichte können softwarebedingt beim Senden keine Nachrichten eintragen.
  • Verification Report: Das Prüfprotokoll beinhaltet die Information, wann die Nachricht auf dem Server eingegangen ist, ob und welche Anhänge qualifiziert elektronisch signiert wurden und über welchen Übertragungsweg die Nachricht versendet wurde. Das eigentliche Dokument befindet sich in der PDF-Datei.

Legen Sie verschiedene Ordner pro Anwalt an, z. B. beA-Eingang, beA-Ausgang, beA-Gesendet, und verschieben Sie danach die relevanten Dateien (z. B. export und die PDF-Dokumente) in die elektronische Akte.

 

Achtung bei Kanzleisoftware

Die BRAK informiert: „Wir empfehlen dringend, Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren. Ein valider Zugangsnachweis ist mit dem im Exportcontainer enthaltenen Prüfprotokoll gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle wird mit der Version 2.2, die im Sommer 2019 zur Verfügung steht, so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben.“

Definieren Sie Regeln

Um das beA optimal in den Kanzleiablauf zu integrieren, sind genaue Regeln für den Umgang mit dem beA-Postfach festzulegen:

Die Prüfung des Übermittlungsstatus erfolgt in der gesendeten Nachricht:

Rechte überprüfen

Legen Sie fest (Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung), welche Rechte Mitarbeiter ebenfalls erhalten sollten:

  • 07 Nachricht exportieren/drucken,
  • 08 Nachricht organisieren (Etiketten),
  • 09 Nachricht in Papierkorb verschieben,
  • 10 Nachricht löschen,
  • 20 Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden
    (die Journale sind ebenfalls regelmäßig zu exportieren).

Informationen über das automatische Löschen

Sofern die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist (Einstellungen/Postfachverwaltung/Eingangsbenachrichtigungen), versendet das System eine „Warnung“ an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Aus technischen Gründen erfolgen die Prozesse schrittweise, seit Mai soll dies nun regelmäßig durchgeführt werden.

Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, berät und begleitet seit 1998 Anwaltskanzleien ganzheitlich als Expertin mit dem Schwerpunkt Anwältin und Anwalt als Unternehmer. Sie ist Autorin des Praxishandbuches Anwaltsmarketing und gibt in Fachpublikationen und als Referentin, auch für Rechtsanwaltskammern und Anwaltvereine, wertvolle Hinweise zur Umsetzung in die Praxis.

Quellen

Dieser Text wurde mit freundlicher Unterstützung von mkg-online.de aus dem FFI-Verlag zur Verfügung gestellt.

mkg-online.de: https://mkg-online.de/2019/04/02/bea-fruehjahrsputz-automatisches-loeschen-von-nachrichten-beginnt/

PDF, MkG-Ausgabe 2/19: https://mkg-online.de/Magazine/ffi_MkG-02-2019.pdf